Imprimir, firmar, escanear, guardar. El proceso tradicional de firma de documentos en RRHH es lento, costoso y francamente innecesario en 2024.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un conjunto de datos que identifican al firmante y garantizan la integridad del documento. En España, está regulada por el Reglamento eIDAS de la UE.
Tipos de firma electrónica
- Firma electrónica simple: cualquier dato electrónico asociado a otros datos (ej: pulsar “Acepto”)
- Firma electrónica avanzada: vinculada únicamente al firmante y permite detectar cambios
- Firma electrónica cualificada: la más segura, equivalente a la firma manuscrita
Validez legal en documentos laborales
La firma electrónica tiene plena validez legal para documentos de RRHH:
- Contratos de trabajo
- Nóminas
- Modificaciones contractuales
- Documentos de control horario
- Comunicaciones oficiales
- Acuerdos de teletrabajo
La única excepción son documentos que requieren intervención notarial o registral.
Ventajas de la firma electrónica en RRHH
Velocidad
Un documento que antes tardaba días en firmarse ahora se puede cerrar en minutos. El empleado recibe una notificación, revisa y firma desde su móvil.
Ahorro de costes
- No más papel ni tinta
- No más envíos postales
- No más espacio de archivo físico
- Menos tiempo administrativo
Seguridad y trazabilidad
Cada firma queda registrada con:
- Fecha y hora exacta
- IP desde la que se firmó
- Dispositivo utilizado
- Evidencias criptográficas
Accesibilidad
Empleados en remoto, de viaje o en otras oficinas pueden firmar igual de rápido.
Documentos que deberías digitalizar primero
Por impacto y frecuencia, empieza por:
- Nóminas mensuales: se firman cada mes, alto volumen
- Registros de jornada: obligatorios y frecuentes
- Solicitudes de ausencias: muchas idas y venidas
- Contratos: primer contacto con nuevos empleados
- Evaluaciones de desempeño: suelen acumularse
Cómo implementar firma electrónica
1. Elige un proveedor fiable
Busca uno que:
- Cumpla con eIDAS
- Se integre con tu software de RRHH
- Ofrezca evidencias legales
- Tenga buen soporte
2. Define qué documentos digitalizarás
No hace falta digitalizar todo de golpe. Empieza por los más frecuentes.
3. Comunica el cambio
Explica a los empleados:
- Cómo funciona
- Que es igual de válido que firmar en papel
- Cómo acceder a sus documentos
4. Digitaliza el archivo existente
Aprovecha para escanear y organizar documentos antiguos.
Integración con gestión documental
Lo ideal es que la firma electrónica esté integrada con:
- Gestión de nóminas: firma automática tras generar
- Control horario: firma de registros mensuales
- Onboarding: firma de contratos y documentación inicial
- Gestión de ausencias: firma de justificantes
Conclusión
La firma electrónica no es el futuro, es el presente. Cualquier empresa que siga imprimiendo y escaneando está perdiendo tiempo y dinero innecesariamente.
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