Excel ha sido el “software de RRHH” de millones de empresas durante décadas. Flexible, conocido por todos, ya lo tienes instalado. ¿Para qué buscar otra cosa?
Hasta que un día te das cuenta de que pasas más tiempo manteniendo hojas de cálculo que haciendo trabajo de valor.
Si estás leyendo esto, probablemente ya sospechas que ha llegado el momento de cambiar. Veamos si es así.
No necesitas esperar al colapso total. Hay señales claras de que tu sistema actual tiene los días contados.
Control horario, gestión de ausencias, actualización de datos de empleados, generación de informes… Si la suma de todo esto supera las 5 horas a la semana, algo va mal.
Ese tiempo podría ser automático.
Excel funciona razonablemente bien con equipos pequeños. Pero a partir de 15-20 personas, la complejidad crece exponencialmente. Más filas, más pestañas, más posibilidades de error.
Fichajes en un Excel. Vacaciones en otro. Datos de empleados en un tercero. Nóminas en el cuarto. Cada archivo es una isla, y tú eres el puente que conecta todo manualmente.
“¿Cuántos días de vacaciones me quedan?” “¿Fiché ayer?” “¿Dónde está mi última nómina?”
Si respondes estas preguntas más de dos veces por semana, es que tu equipo no tiene acceso a su propia información.
Un saldo de vacaciones mal calculado. Un fichaje perdido que generó una queja. Una nómina que salió mal porque los datos estaban desactualizados.
Los errores en Excel son inevitables. La pregunta es cuántos puedes permitirte.
La nueva ley de control horario exige sistemas digitales con inmutabilidad y trazabilidad. Excel no cumple estos requisitos.
Si todavía no te has adaptado, el reloj corre en tu contra.
Para entender por qué necesitas un cambio, es útil ver las limitaciones de Excel como herramienta de RRHH.
| Funcionalidad | Excel | Software RRHH |
|---|---|---|
| Flujos de aprobación | Manual (emails) | Automático |
| Acceso de empleados | No (o complicado) | Sí, autoservicio |
| Alertas y notificaciones | No | Sí |
| Inmutabilidad de datos | No | Sí (para compliance) |
| Informes automáticos | Limitado | Completos |
| Integración con nóminas | Manual | Automática |
| Acceso móvil | Incómodo | Nativo |
Excel es una hoja de cálculo. Es excelente para calcular. No para gestionar procesos.
El mercado está lleno de opciones. Desde ERPs gigantes hasta herramientas especializadas. ¿Cómo elegir?
No necesitas el mismo software que una multinacional de 10.000 empleados. Busca soluciones pensadas para tu escala (5-100 empleados, por ejemplo).
Si tu problema es el RRHH administrativo (fichajes, ausencias, documentos), no necesitas un sistema de evaluación del desempeño o gestión del talento. Enfócate en resolver el problema que tienes.
“Empieza en 3 minutos” debería ser el estándar, no la excepción. Si un software requiere semanas de configuración y formación, probablemente es demasiado complejo para lo que necesitas.
El autoservicio es clave. Si los empleados pueden ver sus fichajes, consultar su saldo de vacaciones y solicitar días libres sin pedirte nada, has ganado horas de tu semana.
El software debe cumplir la normativa de control horario automáticamente. No deberías tener que preocuparte por si cumples o no la ley.
Cuidado con los modelos de pricing complejos. Busca precios claros por empleado, sin costes ocultos de implementación o mantenimiento.
Muchas empresas cambian de Excel a un software… y acaban peor. Evita estos errores:
“Este software tiene 200 funcionalidades”. ¿Y cuántas vas a usar? Probablemente 5.
Más funcionalidades significa más complejidad. Elige lo que necesitas, no lo que “podría ser útil algún día”.
Si el software es difícil de usar, los empleados no lo usarán. Y acabarás volviendo a los emails y el Excel.
Prueba el software desde la perspectiva de un empleado, no solo desde RRHH.
Tienes años de datos en Excel. ¿El nuevo software puede importarlos? ¿Qué pasa con el histórico?
Pregunta antes de comprar.
Si tienes departamento de IT, involúcralo en la decisión. Seguridad, integraciones, mantenimiento… hay aspectos técnicos que importan.
El software más barato no siempre es el más económico. Considera el tiempo que ahorras, no solo el coste mensual.
El cambio de Excel a software no tiene por qué ser traumático. Sigue estos pasos:
¿Qué gestionas en Excel? ¿Qué funciona y qué no? ¿Cuánto tiempo dedicas?
Ten claro el punto de partida antes de buscar soluciones.
¿Qué necesitas sí o sí? ¿Qué sería un bonus? ¿Cuál es tu presupuesto?
Escríbelo. Te ayudará a evaluar opciones.
No necesitas ver 20 demos. Elige 2-3 candidatos y pruébalos en profundidad. La mayoría ofrecen prueba gratuita.
Elige una opción. Configura lo básico. Importa datos de empleados.
Antes de lanzar a toda la empresa, prueba con 5-10 personas. Recoge feedback, ajusta lo necesario.
Comunica el cambio al equipo. Proporciona instrucciones claras. Está disponible para resolver dudas los primeros días.
Los primeros meses identificarás mejoras. Ajusta configuraciones, añade funcionalidades que habías ignorado, optimiza flujos.
¿Vale la pena económicamente? Hagamos números:
Tiempo ahorrado: 5-10 horas/semana × 4 semanas × 12 meses = 240-480 horas/año
Coste de tu tiempo: Si valoras tu hora a 25€, eso es 6.000€-12.000€/año en tiempo recuperado.
Coste del software: Un software de RRHH típico cuesta 3-8€/empleado/mes. Para 30 empleados: 90-240€/mes = 1.080-2.880€/año.
ROI: Ahorras 6.000-12.000€, inviertes 1.000-3.000€. El retorno es de 3-10x.
Y eso sin contar: menos errores, mejor cumplimiento legal, empleados más satisfechos con el autoservicio.
Excel fue una buena solución cuando tu empresa era pequeña y simple. Pero las empresas crecen, y las herramientas deben crecer con ellas.
Si pasas horas manteniendo hojas de cálculo, si los errores son frecuentes, si los empleados te preguntan constantemente por información que deberían poder ver solos… ha llegado el momento.
El cambio a un software de RRHH no es un gasto. Es una inversión que se paga sola en meses.
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